Błędy pojawiły się, niestety, jeszcze przed zakupem. Należy zawsze sprawdzić dostawcę, popytać na rynku, pogadać z ich klientami. Od poważnej firmy można otrzymać listę referencyjną klientów. Zobacz, jaki jest odzew na forum, ludzie pytają o firmę, zbierają informacje. Ważne jest ustalenie, czy polski dystrybutor działa w ramach jakiejś większej organizacji, czy to "firma krzak". Czy, w razie kłopotów, będzie można odwołać się do kogoś wyżej. Duża firma zawsze jest bardziej skłonna do kompromisu w sytuacji spornej, bo bardziej ceni sobie dobre imię niż pieniądze i łatwiej poradzi sobie z reklamacją u producenta. Po zebraniu takich danych, możemy decydować, czy kupić u znanego, renomowanego dostawcy (drożej), czy w małej firmie (taniej).
Następnym etapem zakupu drogiej maszyny jest umowa kupna (kontrakt). Wszystko musi być na piśmie, podpisane i z pieczątkami. Nic na gębę. Jeżeli jakieś zobowiązania powstają w trakcie rozmów, to trzeba spisać i podpisać stosowną notatkę. Nie dać się omamić sprzedawcy, to nie brak zaufania ale dbałość o swoją kasę. W kontrakcie powinny znaleźć się warunki zakupu, dostawy, montażu, uruchomienia, przekazania, serwisowania, szkolenia, kar i sposobów rozwiązywania spraw spornych. Często są też dane dot. kraju pochodzenia oraz płatności.
Po zakupie maszyna jest montowana i uruchamiana. Dobrze jest, jeżeli przygląda się temu odpowiednio przygotowany pracownik klienta, np. przyszły operator. Montaż, uruchomienie, przekazanie i każda wizyta serwisowa muszą zostawiać ślad w postaci pisemnej. Często zakłada się tzw. książeczkę maszyny lub paszport. Tam się to wszystko wpisuje i podpisuje.
Przy przekazaniu maszyny należy sprawdzić zgodność parametrów ze specyfikacją maszyny. Powinien to wykonać serwis dostawcy i na swój koszt. Niestety, czasami trzeba samemu zlecić to stronie trzeciej.
Każda wizyta serwisowa powinna odbywać się w asyście pracownika użytkownika i być udokumentowana.
W tej chwili należy liczyć się ze sporem z dystrybutorem, należy się do tego przygotować. Trzeba zbadać możliwości ew. wywarcia nacisku poprzez zgłoszenie problemu wyżej, spisać całą historię dopóki jest świeża w pamięci i spisać stan obecny maszyny. Dobrze byłoby znaleźć innego użytkownika i wymienić doświadczenia. Można też pomyśleć o jakiejś niezależnej ekspertyzie. I pamiętać o dokumentowaniu wszystkich faktów, w tym powstających strat. Strategie postępowania są dwie. Można zacząć dochodzić swego od dołu ( czyli walczyć z serwisem, potem zgłosić pretensje do dystrybutora, następnym etapem jest firma-matka itd) lub od góry. Wybór zależy od sytuacji. Postępować trzeba konsekwentnie i na zimno. Nie można dać się ponieść nerwom. W najgorszym razie pozostaje sąd, ale w życiu sprawdza się to tak sobie. Ugoda jest zwykle szybsza i lepsza.
